Termenii de referinţă
pentru prestarea serviciilor de audit FB Caritas Moldova

I. Dispoziţii generale privind oferta
Fundația de Binefacere ”Caritas Moldova”, reorganizată prin transformare din Misiunea Religioasă Catolică ”Caritas Moldova” la 02 iunie 2015,

anunță concurs de selectare a firmei de audit financiar.

Firma de audit va expedia oferta în original, care va fi tipărită, semnată şi ştampilată. Oferta va fi introdusă în plic, sigilată şi expediată în termen de până la 13 martie 2016, în adresa Beneficiarului:

Dna Sîrbu Otilia, Director FB Caritas Moldova
Stradela Sfîntul Andrei 7, mun. Chişinău, MD 2004, Republica Moldova
telefon: (373) 22 29-24-05 contabilitatea
e-mail: otilia.sirbu@caritas.md

II. Obiectivul concursului
Obiectivul auditului este expunerea opiniei profesionale privind corectitudinea evidenţei contabile şi veridicitatea rapoartelor financiare anuale pentru perioada de activitate a Fundației pe perioada 01 ianuarie 2015 – 31 decembrie 2015, precum si a altor perioade legate nemijlocit de proiectele încheiate în perioada audiată (trei proiecte).
Compania de audit selectată va trebui să efectueze controlul de audit a activității Fundației de Binefacere ”Caritas Moldova” începând cu 15 martie 2016.
Raportul final de audit pentru anul 2015 va fi prezentat Caritas Moldova până la data de 10 mai 2016.

III. Locul efectuarii auditului financiar
Auditul financiar se va desfășura în biroul administrativ al Caritas Moldova și / sau la locul implementării proiectelor, dacă este cazul.

IV. Condiții de participare la concurs
La concurs se admit auditorii acreditati conform ISA și IFAC, care au experienţă internaţională de cel puţin 3 ani, precum si experiența in auditarea organizațiilor non profit. Experiența in auditarea organizațiilor religioase va constitui un avantaj suplimentar.

V. Structura ofertei
Orice ofertă parvenită în adresa Beneficiarului după termenul indicat în invitaţia de participare la concurs, va fi respinsă. Nici o ofertă nu poate fi modificată după termenul limită de recepţionare a ofertelor.

Oferta de participare la concurs va conţine următoarele:
1. Denumirea ofertantului, adresa, persoanele şi telefoanele de contact;
2. Certificatul de înregistrare a întreprinderii (copia);
3. Licenţa (copia);
4. Acte doveditoare (copii) privind apartenență la asociații profesionale naționale or/ și internaționale;
5. Descrierea companiei ofertante şi argumentarea oportunităţii selectării acesteia;
6. Preţul serviciilor acordate;
7. Perioada de efectuare a auditului, cu respectarea termenelor indicate la cap. IX a prezentelor Termeni de referința”;
8. Proiectul contractului privind serviciile de audit (română/ engleză).

VI. Criteriile de evaluare a ofertanţilor

Examinarea ofertelor va fi efectuată de către Comisia de concurs, în corespundere cu informaţia expusă în ofertă după următoarele criterii:
1. Experienţa în domeniu şi calitatea argumentării;
2. Perioada de efectuare a auditului şi termenul de prezentare a rezultatelor;
3. Preţul ofertei.
Oferta care nu corespunde cerinţelor va fi respinsă şi nu poate fi reformulată ulterior.

VII. Informaţie generală cu privire la FB Caritas Moldova
FB Caritas Moldova (în continuare – Caritas) este o organizaţie cu caracter umanitar şi de binefacere creată pe 10 mai 1995. Sediul Caritas Moldova se află în mun. Chişinău, str-la Sfîntul Andrei 7, mun. Chişinău, MD 2004, Republica Moldova
Caritas Moldova are conturi curente în MDL şi în valute la BC Victoriabank sa fil-la nr. 3 și la Mobiasbanca; activează în conformitate cu Legea nr. 581 – XIV din 30.07.1999 cu privire la fundaţii și cu Legea nr. 125 din 11.05.2007 privind cultele religioase şi părţile lor componente.

Sarcinile principale ale Caritas Moldova sunt de a contribui la promovarea:
a. drepturilor omului și valorilor și demnității umane;
b. educației și învățământului;
c. asistenței și protecției sociale;
d. ocrotirii sănătății;
e. altor domenii de utilitate publică.

Organele de conducere ale Caritas Moldova sînt:
1. Consiliul Fundației, constituit din 5 membri și condus de Președintele Fundației, Cenzorul Fundației, numiţi de către Fondator.
2. Directorul, care conduce activitatea curentă.

VIII. Planificarea auditului financiar
Auditorul va planifica în mod adecvat misiunea de audit financiar din timp înainte de executarea auditului financiar, ghidându-se de principiul acordării serviciilor profesionale de cea mai înaltă calitate într-o manieră economică și eficientă și în termenul convenit.

Pe baza informațiilor primite în timpul fazei de planificare, inclusiv evaluarea riscului de audit, auditorul trebuie să determine:
- Tipul de tranzacții care urmează să fie auditate și metoda de audit (probă completă sau aleatorii);
- Tipul de verificări fizice și locații care vor fi auditate;
- Numărul de vizite la fața locului pentru a fi planificate.

Auditorul se angajează să asigure o continuitate în abordarea stilului de control financiar și abordarea echipei de audit, chiar dacă există o schimbare a liderului echipei de audit din anul anterior. Auditorul (după caz) se obligă să schimbe experții (membrii) echipei cel puțin o dată la cinci ani.

IX. Sfera auditului.

a. Auditul va fi efectuat în conformitate cu Standartul Internațional de Contabilitate și Audit, Standartul Naţionale de Audit, Indicaţii metodice privind particularităţile contabilităţii în organizaţiile necomerciale ale R.M., Standartul Minim de Management al Caritas Internationalis anexa II privitoare la audit, Termenii de referință ai donatorului (dacă există) pentru proiecte specifice (anexat lista) şi va include teste şi controale.
b. Auditorului i se cere să planifice, execute și să raporteze cu privire la misiunea de audit financiar, în scopul de a forma o judecată profesională cu privire la următoarele aspecte legate de activitățile și organizarea Fundației:
• Principii de ordine (regularității financiare)
• Existența, adecvarea și eficacitatea sistemului de control intern (SCI) și Politica de contabilitate
• Conformitatea cu obiectivele proiectului și respectarea condițiilor contractului
• atitudine economică în gestionarea fondurilor și utilizarea eficientă a resurselor financiare
c. Documente de referință

La efectuarea auditului o atenţie deosebită va fi acordată următoarelor aspecte:
a. ţinerea evidenţei contabile şi întocmirea dărilor de seamă contabile în conformitate cu Standartul Naţionale de Audit, Indicaţii metodice privind particularităţile contabilităţii în organizaţiile necomerciale, Standartul Internațional de Raportare către Finanțator, reflectarea în dările de seamă contabile a situaţiei reale din registrele contabile;
b. utilizarea mijloacelor financiare ale Caritas Moldova cu eficienţă, conform destinaţiei, prevederilor Legii şi planului strategic Caritas Moldova;
c. acorduri de cooperare pentru proiecte; Documentul de proiect și / sau Termenii de Referință (TOR), bugete, planuri de finanțare; Orice alte documente referitoare la proiect / program.
d. documentele contabile supuse auditului financiar; Rapoarte financiare și operaționale în ceea ce privește proiectul / programul.
e. rapoartele anterioare de audit interne și externe;

X. Îndrumări pentru Audit:

1. De revăzut toate documentele relevante referitoare la contractele şi contractanţii Organizaţiei, şi toate documentele referitoare la drepturi şi obligaţii.
2. De evaluat dacă rapoartele financiare, în modul în care sunt pregătite de Organizaţie, sunt în conformitate cu documentele referenţiale indicate mai sus, şi de examinat competenţa, acurateţea şi legitimitatea venitului şi cheltuielile după cum sunt declarate în aceste rapoarte financiare.
3. De verificat segregaţia îndatoririlor şi responsabilităţilor (conturile cheltuielilor, controlul numerarului, inventarul)
4. De examinat şi de verificat procedurile administrative existente, incluzând procedurile controalelor interne şi aplicarea lor în conformitate cu tranzacţiile financiare şi cu întrebuinţarea fondurilor.
5. De examinat dacă contractele formale de angajare a personalului sunt în corespundere cu regulamentele naţionale şi de revăzut dacă Organizaţia se supune regulamentelor şi legilor naţionale (de ex. Legea taxelor)
6. De examinat dacă cheltuielile sunt în acord cu bugetul, după cum este inclus în descrierea proiectului care formează o parte a contractului.
7. De examinat toate conturile bancare relaţionate cu programa.
8. De efectuat reconcilierea balanţelor bancare cu balanţele după cum este indicat în conturi.
9. De examinat un model reprezentativ de plată prin tranzacţie a şi în cadrul programei, incluzând acurateţea şi competenţa înregistrărilor şi evidenţa tranzacţiilor de schimb valutar din valută străină în valută naţională a fondurilor primite pentru programă.
10. De examinat dacă fondurile, incluzând orice câştiguri obţinute prin tranzacţiile de schimb valutar şi orice interes câştigat a fost utilizat pentru implementarea şi realizarea activităţilor programei, conform contractului. Dacă este aplicabil, de revăzut tranzacţiile naturale (in-kind), atât primirea cât şi plăţile, şi practica contabilă în această direcţie; de revăzut dacă aceste contribuţii sunt utilizate pentru proiect, după cum este convenit în contract.
11. De examinat registrul de bunuri fixate şi de verificat dacă bunurile fixate sunt în posesiunea organizaţiei, dacă este aplicabil. De verificat existenţa şi posesia bunurilor plătite de donatori, în favoarea şi prin ordinul organizaţiei.
12. Având la bază o analiză de risc, de evaluat dacă organizaţia este capabilă să monitorizeze programa şi activităţile, din punctual de vedere al managementului financiar şi managementului general al programei.

XI. Raportul general de audit financiar al activităţii Caritas Moldova
Raportul general de audit financiar al activităţii Caritas Moldova, verificat şi confirmat de către experţi contabili acreditați sau firma de audit acreditată, va fi prezentat Caritas Moldova pînă la data de 10 mai 2016.

Este așteptat că auditorul își va exprima opinia independentă asupra situației financiare cu fidelitate despre toate aspectele semnificative, va descrie situația financiară la data bilanțului, precum și rezultatele proiectelor implementate pentru perioada / anul încheiat, în conformitate cu politica de contabilitate a Caritas Moldova, a legislației naționale relevante, precum și a standartelor menționate mai sus

În raportarea rezultatelor auditului financiar, auditorul se va referi la următoarele aspecte și va urma următoarea structură în raportul de audit (dar nu se vor limita la acestea):

a. Denumirea Organizației auditate
a. Scurtă descriere a organizației auditate (istorie, management, sistemul de contabilitate, sistemul de control intern, etc.)
b. Perioada acoperită de auditul financiar
c. Data și locul efectuării auditului, denumirea firmei de audit,
b. Opinia auditorului – textul „Raportul anual al Fundației de Binefacere ”Caritas Moldova”;
c. raportul de audit (opinia), inclusiv raportul de audit (opinia) asupra rapoartelor simplificate;
d. Descrierea procedurilor de audit aplicate și constatări referitoare la informațiile financiare care fac obiectul auditului
• Bilanțul
• Declarația de venituri și cheltuieli (declarația de operații)
• raportul privind rezultatele financiare;
• raportul cu privire la fluxul de numerar;
• Lista de ajustări și reclasificări propuse
• Alte aspecte relevante
e. Lista stocurilor și mijloacelor fixe dobândite de proiect în cursul perioadei contabile auditate
f. Analiza fondurilor primite
g. Analiza comparativă a bugetelor, inclusiv comentariile privind variațiile majore
h. descriere aprofundată şi concluziile complete prezentate de către auditor în legătură cu domeniile enumerate la compartimentul „Sfera auditului”;
i. rapoarte separate pentru proiecte specifice conform anexei.
j. anexe şi note detaliate la rapoartele financiare;
k. Recomandări privind managementul de proiect, procedurile contabile și sistemul de control intern (SCI)
l. Observații cu privire la respectarea contractelor de proiect și a termenilor de referință
comparație
d. concluzii şi sugestii.

XII. Scrisoarea către conducere

Pe lîngă raportul de audit, auditorul va pregăti o scrisoare de management către conducere, care va include concluzia de audit privind:
a. rezultatele controlului;
b. va formula recomandări pentru îmbunătățirea sistemului de control intern (SCI), a procedurilor contabile și de management financiar al proiectelor.

XIII. Moneda și limba raportului de audit financiar
a. Raportul de audit va fi prezentat in trei limbi – română, rusă şi engleză, fiecare în patru exemplare originale.
b. Informațiile financiare cuprinse în raportul de audit financiar al auditorului trebuie reflectate în moneda națională și euro.

XIV. Prezentarea rezultatului controlului de audit
După finalizarea controlului de audit financiar, dar înainte de a părăsi sediul organizației, auditorul va organiza o ședință de închidere cu conducerea organizației (directorul) și a personalului responsabil de contabilitate și raportare (managerul financiar). Întâlnirea abordează rezultatele auditului de proiect, discuta deficiențe majore în proiect, gestiunea administrativă și financiară (inclusiv deficiențele fiecărui membru al organizației) și propune recomandări de îmbunătățire a managementului de proiect, procedurilor contabile și a sistemul de control intern (SCI ).

XV. Semnătură
Raportul de audit financiar a fi semnat de către un reprezentantul legal al auditorului, precum și de către conducătorul echipei de audit.